Redaktionsstand: 09.10.2026.
Eine Arbeitsanweisung liegt im gemeinsamen Ordner, eine ergänzende Regel in einem anderen Dokument. Die Suche liefert Treffer, doch jemand muss die richtige Fassung finden und den Zusammenhang prüfen. Eine KI-Dokumentensuche kann diesen Arbeitsschritt unterstützen: Sie sucht in freigegebenen Unterlagen und bereitet eine Antwort mit Fundstellen vor. Ob das Ihrer Kanzlei, Praxis oder Ihrem Unternehmen hilft, entscheidet sich an den Quellen, Zugriffsrechten und Prüfaufgaben.
Ein geeigneter Einstieg ist deshalb eine konkrete Frage aus Ihrem Arbeitsablauf. Beschreiben Sie, was eine brauchbare Antwort enthalten muss und wer sie fachlich beurteilen kann. Für das erste Gespräch benötigen Sie keine vertraulichen Akten. Dokumentarten, Suchaufgabe und eine Beschreibung der Berechtigungen reichen aus, um eine begrenzte Probe zu planen.
Wählen Sie die Aufgabe vor dem Werkzeug
Fragen Sie zunächst, wo die bisherige Suche scheitert. Fehlt ein Dokument? Ist die Fassung unklar? Wird eine passende Passage gefunden, aber falsch verstanden? Diese Probleme brauchen unterschiedliche Maßnahmen. Eine bessere Ablage oder eine klarere Benennung kann bereits helfen. Ein Assistent ist besonders dann prüfenswert, wenn passende Passagen aus verschiedenen freigegebenen Unterlagen zusammengeführt werden sollen.
Halten Sie fest, welche Ausgabe gebraucht wird: ein Dokumenttreffer, eine Passage oder ein Antwortentwurf. Ebenso wichtig ist der nächste Arbeitsschritt. Wer liest die Quelle? Wer entscheidet über die Verwendung? Eine Recherchehilfe erhält damit eine klar begrenzte Aufgabe.
Beispiele für Kanzlei, Praxis und Mittelstand
Die folgenden Beispiele sind vollständig fiktiv und dienen ausschließlich der Demonstration. Sie beschreiben keine Kundenprojekte oder erzielten Ergebnisse.
In einer Kanzlei könnte die Probe fragen, welche Passage einer freigegebenen Demo-Akte eine bestimmte Vertragsregel enthält. Die erwartete Ausgabe wäre ein Antwortentwurf mit der passenden Fundstelle. Eine Anfrage nach einer gesperrten Akte gehört als Gegenprobe dazu. Rechtsberatung, Fristenkontrolle und Freigabe bleiben bei den zuständigen Fachpersonen.
In einer Praxis könnte zunächst ein synthetisches Organisationshandbuch genutzt werden. Eine Frage nach dem internen Ablauf einer Rückrufanfrage verlangt eine belegte organisatorische Antwort. Eine Frage nach einer Behandlung liegt außerhalb dieses Beispiels. So lassen sich Quellenprüfung und Grenzen üben, ohne Patientenunterlagen einzusetzen.
Ein mittelständischer Betrieb könnte mit einem fiktiven Wartungshandbuch beginnen. Der Assistent soll eine dokumentierte Freigaberegel finden. Enthalten die Unterlagen widersprüchliche Fassungen, soll die Probe zeigen, ob dieser Konflikt sichtbar wird, statt eine scheinbar eindeutige Regel auszugeben.
Prüfen Sie Suche und Antwort getrennt
Die Verbindung aus Dokumentensuche und Antwortvorbereitung wird als RAG bezeichnet. Dabei kann schon die Suche eine relevante Passage übersehen. Ebenso kann der Antwortentwurf eine gefundene Passage falsch verwenden. Beide Schritte müssen getrennt beurteilt werden. Die CODLAB Engineering Note zur RAG-Bewertung beschreibt diese Unterscheidung und ihre Grenzen.
Für Ihre Probe bedeutet das: Legen Sie zu einer Frage die erwarteten Fundstellen und die Kriterien für eine zulässige Antwort fest. Prüfen Sie anschließend, ob die Suche diese Stellen gefunden hat und ob die Antwort tatsächlich durch sie gestützt wird. Ein sichtbarer Quellenlink allein bestätigt die Richtigkeit nicht. Auch eine flüssig formulierte Antwort kann wesentliche Einschränkungen auslassen.
Berechtigungen gehören in jede Suchanfrage
Eine Person darf durch die Suche keine Inhalte erhalten, auf die sie im normalen Arbeitsablauf keinen Zugriff hat. Betrachten Sie deshalb Dokumente, Suchindex, Antwort und Protokolle gemeinsam. Ein korrekt geschützter Ordner reicht als Prüfnachweis nicht aus, wenn Inhalte später an anderer Stelle sichtbar werden.
Nehmen Sie Rollenwechsel und verweigerte Zugriffe in die Probe auf. Prüfen Sie auch, was nach dem Entfernen oder Aktualisieren eines Dokuments geschieht. Wer gibt Quellen frei, wer pflegt sie und wer kontrolliert den Änderungsstand? Ohne diese Zuständigkeiten bleibt offen, auf welche Wissensbasis sich eine Antwort bezieht.
Modellwahl und Datenweg sind verschiedene Entscheidungen
Der CODLAB-Dokumentenassistent Klaus setzt auf Mistral, die europäische Modellbasis der Produktlinie. Klaus ist vom Verwaltungsprodukt Hallo Klaus zu unterscheiden. Für einen konkreten Einsatz werden Datenwege und Verarbeitungsorte im Angebot festgehalten. Individuelle Assistenten mit offenen Modellen sind ein eigener Projektweg auf Ihrer Hardware oder gewählter europäischer Infrastruktur. Diese Angaben stammen aus der Servicebeschreibung für Dokumentenassistenten.
Aus dem Namen Mistral folgt nicht, wo Dokumente, Suchindex oder Protokolle verarbeitet werden. Fragen Sie nach jedem beteiligten Dienst, Wartungszugriffen, Sicherungen und Löschung. Auch der Betrieb auf eigener Hardware braucht nachvollziehbare Regeln und verantwortliche Personen. Vergleichen Sie Betriebsoptionen anhand dieses vollständigen Ablaufs.
Datenschutz und Sicherheit anhand des Einsatzes prüfen
Bei personenbezogenen Daten sind insbesondere Zweck, Rechtsgrundlage, Datenminimierung und Speicherbegrenzung zu klären. Bei Gesundheitsdaten sind grundsätzlich die Rechtsgrundlage nach Artikel 6 DSGVO und eine einschlägige Ausnahme vom Verbot des Artikels 9 DSGVO zu prüfen. Auftragsverarbeitung, Schutzmaßnahmen und gegebenenfalls Drittlandübermittlungen müssen zur tatsächlichen Verarbeitung passen. Maßgeblich sind unter anderem Artikel 5, 6, 9, 28, 32 und Kapitel V der DSGVO, Verordnung vom 27.04.2016. Die zuständige Datenschutzfunktion beurteilt den konkreten Fall.
Das BSI behandelt in seiner Veröffentlichung zu generativen KI-Modellen unter anderem falsche Ausgaben und manipulierte Eingaben. Für eine Dokumentensuche ist deshalb auch zu prüfen, ob Texte in Quellen die vorgesehenen Regeln beeinflussen können. Diese Prüfung ergänzt die fachliche Bewertung. Quelle: BSI, Version 2.0 vom 17.01.2025.
Vereinbaren Sie die Entscheidungskriterien vor der Probe
Eine begrenzte Probe sollte typische Fragen, fehlende Quellen, widersprüchliche Unterlagen, eine aktualisierte Fassung und einen verweigerten Zugriff enthalten. Benennen Sie die fachlich prüfende Person. Halten Sie Dokumentbestand und Systemstand zusammen mit den Beobachtungen fest, damit spätere Vergleiche nachvollziehbar bleiben.
Bewerten Sie dabei den gesamten Arbeitsablauf: Findet das Team die entscheidende Passage? Ist der Antwortentwurf verwendbar? Welcher Korrekturaufwand bleibt? Werden Unsicherheiten erkennbar? Vereinbaren Sie, welche Befunde eine Überarbeitung verlangen und wann die bisherige Suche die bessere Wahl bleibt. Ein kleines Testset kann seltene Fehler übersehen; eine gelungene Vorführung ist daher keine allgemeine Qualitätsgarantie.
Planen Sie Anleitung und Pflege mit
Ihr Team braucht Regeln für Eingaben, Quellenprüfung und Übergabe. Artikel 4 des AI Act richtet sich an Anbieter und Betreiber und betrifft Maßnahmen zur Unterstützung der KI-Kompetenz; die Maßnahmen beziehen sich auf die beteiligten Personen und den Einsatzkontext. Daraus folgt kein pauschales Zertifikat für einen Assistenten. Quelle: AI Act, konsolidierter Stand 27.07.2026.
Klären Sie außerdem, wer neue Dokumente einpflegt, Änderungen prüft und den Betrieb betreut. Eine Recherchehilfe bleibt auf geeignete Quellen und fachliche Kontrolle angewiesen. Der nächste Schritt kann ein begrenzter Pilot, eine bessere Dokumentpflege oder eine überarbeitete Rechtevergabe sein.
Wenn Sie eine eigene Suchaufgabe prüfen möchten, beschreibt Dokumentenassistenten den möglichen Umfang: Suche mit Fundstellen, Prüfbeispiele, Rollen, bekannte Grenzen und eine Anleitung. Nennen Sie eine typische Frage und die betroffenen Dokumentarten.
Offizielle Quellen und Prüfdatum
EUR-Lex: DSGVO, Verordnung (EU) 2016/679 vom 27.04.2016, insbesondere Artikel 5, 6, 9, 28, 32 und Kapitel V; Abrufprüfung 09.10.2026.
EUR-Lex: AI Act, konsolidierte Fassung vom 27.07.2026, insbesondere Artikel 4; Abrufprüfung 09.10.2026.
BSI: Generative KI-Modelle — Chancen und Risiken für Industrie und Behörden, Version 2.0 vom 17.01.2025; direktes PDF am 09.10.2026 gelesen.