Ein KI-Sekretariat nimmt in der Arztpraxis Routine-Anrufe entgegen, prüft Termine live in der Praxissoftware und vergibt oder verschiebt sie — rund um die Uhr, on-premise und DSGVO-konform. Patientendaten verlassen dabei nicht das Praxisnetz. So sinkt der Telefon-Backlog deutlich, ohne zusätzliches Personal.
Volle Wartezimmer, klingelnde Telefone, gestresste Medizinische Fachangestellte: In vielen Praxen geht ein erheblicher Teil der Anrufe verloren oder landet in der Warteschleife. Ein KI-Sekretariat für Praxen setzt genau hier an — und zwar ohne dass sensible Patientendaten in eine US-Cloud wandern.
Was ein KI-Sekretariat konkret übernimmt
- Anrufannahme rund um die Uhr — auch außerhalb der Sprechzeiten und in Spitzenzeiten parallel.
- Terminvergabe & -verschiebung — der Sprach-Agent prüft die Verfügbarkeit live in der Praxis- oder FileMaker-Software und trägt den Termin ein.
- Routine-Auskünfte — Öffnungszeiten, Adresse, Vorbereitung auf Untersuchungen.
- Eskalation an den Menschen — komplexe oder dringende Fälle werden sauber an das Team übergeben.
On-Premise: Patientendaten bleiben im Haus
Der entscheidende Unterschied zu generischen Cloud-Chatbots: Das Sprachmodell (z. B. Llama 3.1) läuft lokal auf Praxis-Hardware. Keine Patientendaten werden an OpenAI, Google oder andere Dritte übertragen. Die Verarbeitung ist damit auf die ärztliche Schweigepflicht (§ 203 StGB) und die DSGVO ausgelegt — die finale datenschutzrechtliche Bewertung trifft Ihr Datenschutzbeauftragter.
Was bringt es in der Praxis?
In einem realen Projekt bei einer Hörgeräte-Klinik sank der Anruf-Backlog um rund 60 %, bei durchgehender Erreichbarkeit und null Patientendaten in der Cloud (Messmethode: 4 Wochen Baseline vor vs. 8 Wochen nach Einführung). Die Details stehen in unserer Case Study KI-Sekretariat.
Einstieg und Kosten
Der pragmatische Weg ist ein fixierter Piloteinstieg: ein klar abgegrenzter Use-Case (z. B. nur Terminanfragen), messbare Erfolgskriterien, dann schrittweiser Ausbau. Die Hardware (eine lokale GPU) und der Betrieb werden transparent ausgewiesen. Eine ehrliche Einordnung, ob sich KI für Ihre Praxis lohnt, bekommen Sie im 30-minütigen Strategiegespräch — ohne Verkaufspitch.
Häufige Fragen
Ist ein KI-Sekretariat DSGVO-konform?
Bei einer On-Premise-Architektur bleiben die Daten lokal — es findet keine Übermittlung an externe Cloud-Anbieter statt. Damit ist die Verarbeitung auf DSGVO und § 203 StGB ausgelegt; die abschließende Bewertung trifft Ihr Datenschutzbeauftragter.
Ersetzt die KI meine Mitarbeiterinnen?
Nein. Sie übernimmt Routine (Anrufannahme, Terminvergabe) und entlastet das Team; komplexe und dringende Fälle werden an den Menschen eskaliert.
Funktioniert das mit meiner Praxissoftware?
In der Regel ja — der Agent wird an die bestehende Termin-/Praxissoftware oder FileMaker angebunden und prüft Verfügbarkeiten live.
Wie schnell ist so ein System einsatzbereit?
Ein abgegrenzter Pilot ist typischerweise in einigen Wochen produktiv; danach wird iterativ ausgebaut.