Eine Suche über Kanzleiakten kann helfen, passende Stellen aus Verträgen, Schriftsätzen und Schriftverkehr zu finden. Retrieval-Augmented Generation, kurz RAG, ergänzt eine solche Suche um ein Sprachmodell. Die gefundenen Textstellen werden dem Modell für die Formulierung einer Antwort übergeben.
Mit einem abgegrenzten Aktenbestand beginnen
Wählen Sie einen konkreten Recherchevorgang und Dokumente, deren Verwendung geklärt ist. Prüfen Sie Lesbarkeit, Herkunft und Aktualität der Dateien. Scans, Anlagen und unterschiedliche Fassungen können die Suche beeinflussen. Eine technisch eingelesene Datei ist noch kein fachlich zuverlässiger Bestandteil der Wissensbasis.
Erstellen Sie Testfragen gemeinsam mit den zuständigen Juristen. Dazu gehören Fragen mit einer eindeutigen Fundstelle, Fragen mit widersprüchlichen Unterlagen und Fragen, die der Bestand nicht beantwortet. So lässt sich die Recherche beurteilen, ohne eine allgemeine Zeitersparnis zu behaupten.
Mandatsrechte vor der Suche durchsetzen
Der Zugriff muss an die berechtigte Person und das jeweilige Mandat gebunden sein. Die Suchschicht darf nur freigegebene Dokumente in den Kontext aufnehmen. Prüfen Sie diese Grenze auch bei Exporten, Zwischenspeichern und Hintergrundaufgaben. Eine Quellenangabe macht einen unzulässigen Datenzugriff nicht zulässig.
Fundstellen tatsächlich prüfen
Eine RAG-Antwort kann trotz vorhandener Quellen falsch sein. Das Modell kann Text missverstehen oder eine Fundstelle nennen, die seine Aussage nicht trägt. Zeigen Sie deshalb Dokument, Version und passende Passage an. Die fachliche Bewertung bleibt bei der zuständigen Person.
Für nicht belegbare Fragen sollte der Ablauf eine fehlende Antwort kenntlich machen und zur Prüfung übergeben. Planen Sie außerdem, wie geänderte oder gelöschte Unterlagen aus Index und Cache entfernt werden.
Lokalen Betrieb als Architekturentscheidung prüfen
Ein lokaler Betrieb kann Datenflüsse unter eigener Kontrolle halten. Dafür müssen Suche, Modell, Ablagen und ergänzende Dienste tatsächlich lokal arbeiten. Prüfen Sie auch Fernwartung, Backups und Telemetrie. Die rechtliche Zulässigkeit einer Verarbeitung ergibt sich aus Zweck, Daten, Beteiligten und Schutzmaßnahmen; der Serverstandort allein entscheidet sie nicht.
Halten Sie vor einem Pilotbetrieb die zugelassenen Daten, Aufgaben und Abbruchkriterien schriftlich fest. Erst die Ergebnisse mit Ihrem Aktenbestand zeigen, ob und wie die Unterstützung im Kanzleialltag eingesetzt werden kann.
Weiterführende Dokumentation: Europäische Kommission: Grundsätze der DSGVO.